Депозитарное хранение документов
Четкая систематизация и полная сохранность переданной документации при удобстве оперативного доступа к архиву по запросу заказчика для получения его единиц во временное пользование. В случае необходимости возможна доставка затребованных архивных дел непосредственно в офис заказчика.
Хранение документов осуществляется в специально оборудованных помещениях, где четко соблюдаются необходимые температурный и влажностный режимы, а также приняты меры по защите от UF-факторов. Согласно санитарно-гигиеническому регламенту периодически проводятся мероприятия по защите документации, переданной на архивное хранение, от грибков и плесени. Помещение для депозитарного хранения документов оборудовано системами противопожарной безопасности, сигнализации и постами охраны.
Внеофисное хранение документов
Переданные документы хранятся в коробах из бескислотного картона. Каждый короб имеет индивидуальный номер и уникальный штрих-код. Доступ к документам возможен только для лиц, указанных заказчиком. На территории хранилища предусмотрены отдельные кабинеты для работы с документами. Возможна доставка указанного перечня оригиналов документов в офис заказчика в кратчайший срок. Может быть организован доступ с использованием сервиса личного кабинета или отправка скан-копий на электронный адрес клиента.
- сокращение издержек предприятия на содержание архива документов любого уровня;
- устранение непрофильной нагрузки на сотрудников бухгалтерии, отдела кадров, секретариата;
- максимальная оптимизация офисного пространства благодаря избавлению от громоздких стеллажей и шкафов;
- минимализация рисков, связанных с причинением вреда коммерческой репутации организации
Оперативное хранение документов
Вся документация до проведения экспертизы ценности в рамках подготовки передачи в архив формируется в номенклатурные дела соответствующими структурными подразделениями компании или непосредственно службой делопроизводства
Как правило, оперативное хранение документов подразумевает формирование дел по группам и номенклатурной специфике, утвержденной на предприятии. Для быстроты поиска требуется обеспечение максимальной информативности названий и подписей папок. В качестве папки, как правило, используется обычный скоросшиватель, обложка которого предусматривает специальный сменный кармашек для корректировки названия номенклатуры.
Текущее хранение документации осуществляется либо в запирающихся металлических шкафах, либо в специализированном помещении с закрытым доступом. Выдача дел, находящихся на временном хранении, происходит по распоряжению руководства соответствующего отдела. Вечером папка, в соответствии с требованиями безопасности и в рамках обеспечения конфиденциальности информации, возвращается ответственному сотруднику организации и убирается в сейфовый металлический шкаф.