Архивная обработка документов представляет собой формирование дел и систематизацию документов, которые образовываются во время деятельности организации. Существует перечень определенных категорий документов, которые подлежат хранению в архиве в строго установленном порядке. Учредительные, распорядительные документы, бухгалтерская отчетность, кадровая, специализированная и другая документация постоянного и долговременного хранения, подлежит архивации. Архивная обработка документов должна проводиться в обязательном порядке согласно действующему законодательству страны.
Документы из архива могут быть затребованы для составления отчетов, статистики, выполнения запросов граждан и предоставления сведений государственным органам, для подготовки информационных мероприятий, финансового анализа и пр. Кроме того, наличие упорядоченных документов в архиве позволяет, иметь быстрый доступ к нужному документу либо к делу, даже по истечению нескольких лет.
Основные этапы архивной обработки документов
- Экспертиза ценности документов. На данном этапе определяется практическая, историческая и научная ценность документов, их сроки хранения, проводится отбор документов на хранение и уничтожение
- Систематизация документации. Документы формируются в дела постоянного или длительного сроков хранения.
- Составление описи и предисловия к нему, при необходимости
- Архивный переплет дел
- Оформление обложки и корешка дела
Процесс архивирования документов в организации предусматривает, также утилизацию дел, не подлежащих хранению. Уничтожение документов выполняется после составления соответствующего акта и согласование организацией.
Возможности компании
Архивная обработка документов — процесс трудоемкий и требующий владения определенной базой знаний. Содержать в штате сотрудника, обслуживающего архив в большинстве случаев нецелесообразно. Кроме того, для сохранения дел в надлежащем виде, необходимо иметь специальное помещение, отвечающее определенным санитарным нормам. Сегодня многие компании предпочитают вариант аутсорсинга. Услуга по архивированию документов позволит сэкономить не только время, но и финансовые средства, т. к. позволит привести в порядок только необходимые документы. Так же возможно использовать Архивную обработку документов в Москве, дальнейшее хранение дел и другие услуги, касающиеся архивации документации.
Кадровый архив
Финансовый архив
Систематизация документов